Για να καταχωρήσετε ένα νέο παραστατικό δαπανών επιλέγετε από το κεντρικό μενού τα «Εμπορικά», στη συνέχεια «Δαπάνες» και πατάτε «Νέα Εγγραφή» 
. Έτσι, θα εμφανιστεί η οθόνη καταχώρησης.
Παρακάτω αναλύεται ο τρόπος συμπλήρωσης των πεδίων. Όσα πεδία εμφανίζονται με αστεράκι είναι απαραίτητο να συμπληρωθούν.
- Σειρά: Επιλέγετε από τη λίστα μια από τις διαθέσιμες σειρές δαπανών. Επίσης, μπορείτε να καταχωρήσετε μια νέα σειρά επιλέγοντας το . Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με αυτό πατήστε εδώ.
- Ημερομηνία: Το πεδίο θα είναι πάντα συμπληρωμένο σύμφωνα με την ημερομηνία του συστήματος. Αν θέλετε να την αλλάξετε επιλέγετε το σύμβολο του ημερολογίου
και καθορίζετε την ημερομηνία καταχώρησης. - Προμηθευτής: Επιλέγετε από τη λίστα έναν από τους καταχωρημένους προμηθευτές. Μπορείτε να καταχωρήσετε έναν νέο επιλέγοντας το .
- Παραστατικό: Θα σας εμφανίζεται πάντα ο αριθμός του παραστατικού , εφόσον έχει επιλεχθεί η αυτόματη αρίθμηση. Από την άλλη, μπορείτε να καθορίζετε εσείς τον αριθμό αυτό με την προϋπόθεση ότι έχετε επιλέξει «Χειρόγραφη σειρά» κατά το σχεδιασμό της σειράς δαπάνης.
- Πληρωμή: Το πεδίο θα είναι πάντα συμπληρωμένο με τον τρόπο πληρωμής που έχετε καθορίσει στα σταθερά στοιχεία του προμηθευτή. Παρολ' αυτά μπορείτε να τον αλλάξετε επιλέγοντας τον άλλον τρόπο από τη λίστα.
- Δαπάνη: Επιλέγετε από τη λίστα μια από τις καταχωρημένες δαπάνες.
- Έργο: Επιλέγετε από τη λίστα ένα από τα καταχωρημένα έργα. Μπορείτε να καταχωρήσετε ένα νέο έργο εκείνη τη στιγμή επιλέγοντας το .
- Ανάλυση: Εφόσον έχετε επιλέξει μια κατηγορία δαπάνης, αυτόματα θα συμπληρωθεί και αυτό το πεδίο. Το μόνο που απομένει είναι να καθορίσετε την τιμή και να προσθέσετε, αν το επιθυμείτε, κάποιο σχόλιο.
- Λογιστική ανάλυση: Το πεδίο αυτό θα έχει συμπληρωθεί και πάλι με την κατηγορία δαπανών που επιλέξατε. Επιπλέον, θα έχει μεταφερθεί η αξία που καθορίσατε στο πεδίο της «Ανάλυσης» και θα συνυπολογιστεί και το Φ.Π.Α. Στο πεδίο αυτό, ουσιαστικά, μεταβαίνετε προκειμένου να καθορίσετε το λογαριασμό, τον οποίο θα ενημερώσει η συγκεκριμένη δαπάνη.
- Παρατηρήσεις: Τέλος, στο πεδίο αυτό πληκτρολογείτε παρατηρήσεις που αφορούν το σύνολο του παραστατικού.
Προσοχή!
Μετά την ολοκλήρωση των παραπάνω βημάτων μην ξεχάσετε να πατήσετε «Αποθήκευση».