Το ProsvasisGo σας δίνει τη δυνατότητα να εισάγετε μαζικά τα σταθερά στοιχεία των πελατών, προμηθευτών αλλά και των ειδών σας βάσει συγκεκριμένης μορφής. Ο τρόπος εισαγωγής είναι από Εxcel και παρακάτω αναλύεται η διαδικασία που θα πρέπει να ακολουθήσετε.
- Για να ξεκινήσει η συγκεκριμένη διαδικασία επιλέγετε από τις ρυθμίσεις της εφαρμογής τη «Μαζική εισαγωγή δεδομένων» όπως φαίνεται στην εικόνα.
Η ένδειξη «Επιλογή υποκαταστήματος», «Έκδοση Ζ» και «Παραμετροποίηση OnePay» εμφανίζεται μόνο στην περίπτωση που έχετε αγοράσει τα συγκεκριμένα module. - Στη συνέχεια, από την επιλογή «Τύπος» καθορίζετε τον τύπο της εισαγωγής που θέλετε να κάνετε. Αν δηλαδή θα εισάγετε τα σταθερά στοιχεία των πελατών, των προμηθευτών ή των ειδών σας. Επιπλέον, μπορείτε να επιλέξετε να εισάγετε μια απο τις Custom φόρμες εκτύπωσης, που είναι διαθέσιμες προς εγκατάσταση.
- Το επόμενο βήμα, αφού έχετε επιλέξει τον τύπο της εισαγωγής, είναι να δείτε το πρότυπο σύμφωνα με το οποίο θα πρέπει να διαμορφώσετε το Εxcel σας. Τα πεδία εισαγωγής θα πρέπει να είναι σε συγκεκριμένα κελιά. Για το λόγο αυτό, υπάρχει ένα πρότυπο για τον κάθε τύπο, το οποίο μπορείτε να κατεβάσετε και να το δείτε σε όποια μορφή θέλετε. Σύμφωνα με αυτό το πρότυπο όμως θα πρέπει να διαμορφωθεί το τελικό σας αρχείο.
Για να γίνει πιο κατανοητό παρακάτω παρουσιάζονται παραδείγματα για τη μαζική εισαγωγή πελατών/προμηθευτών και ειδών/υπηρεσιών.
Ανοίγοντας το πρότυπο που έχει διαμορφωθεί για τους πελάτες θα δείτε την παρακάτω μορφή.
Πιο συγκεκριμένα, η μορφή Excel θα πρέπει να είναι όπως παρακάτω.
Παρακάτω αναλύεται ο τρόπος με τον οποίο θα πρέπει να συμπληρώσετε τα αντίστοιχα κελιά του excel. Αυτά που εμφανίζονται με αστεράκι είναι υποχρεωτικό να τα συμπληρώσετε προκειμένου να εισαχθούν στην εφαρμογή.
- Κωδικός* : Συμπληρώνετε την αύξουσα αρίθμηση των συναλλασσόμενων (προτείνεται να έχει μορφοποίηση κειμένου με 7 χαρακτήρες και με συνεχόμενη αρίθμηση για να μην μπλοκάρει την αυτόματη αρίθμηση).
- Επωνυμία*: Η επωνυμία του συναλλασσόμενου.
- ΑΦΜ: Ο αριθμός φορολογικού μητρώου. Αν είναι ιδιώτης και δεν είναι συμπληρωμένο αφήνετε το κενό.
- Δ.Ο.Υ.: Συμπληρώνετε την ΔΟΥ στην οποία ανήκει ο συναλλασσόμενος.
- Επάγγελμα: Ορίζετε την επαγγελματική δραστηριότητα του πελάτη/προμηθευτή.
- E-mail: Το e-mail των συναλλασσόμενων με το οποίο αν επιθυμείτε μπορείτε να κάνετε την ηλεκτρονική αποστολή του παραστατικού.
- Διεύθυνση : Συμπληρώνετε την οδό και τον αριθμό του τόπου αποστολής του παραστατικού.
- Πόλη :Συμπληρώνετε την πόλη διαμονής συναλλασσόμενου.
- Περιοχή : Αντίστοιχα την περιοχή.
- Τ.Κ.: Συμπληρώνετε τον ταχυδρομικό κώδικα διαμονής.
- Τηλέφωνο: Ορίζετε το τηλέφωνο επικοινωνίας του πελάτη / προμηθευτή.
- ΦΑΞ: Αντίστοιχα τον αριθμό fax.
- Ποσοστό (%) Έκπτωσης: Ορίζετε τον αριθμό του ποσοστού ΧΩΡΙΣ την ένδειξη %.
- Καθεστώς ΦΠΑ*: Με τις ακόλουθες τιμές Απαλλασσόμενο= 0, Κανονικό= 1, Μειωμένο=2.
- Κατηγορία (πελάτες)*: Με τις ακόλουθες τιμές Πελάτης Λιανικής = 1, Χονδρικής Εσωτερικού = 2, Χονδρικής Ευρωπαϊκής Ένωσης = 3 και Χονδρικής 3ων Χωρών = 4.
- Κατηγορία (προμηθευτές)*: Αντίστοιχα Προμηθευτές εσωτερικού = 1, Προμηθευτές Ευρωπαϊκής Ένωσης = 2, Προμηθευτές 3ων Χωρών = 3.
- Τρόπος Πληρωμής*: Μετρητοίς = 100 και Επί πιστώσει = 200.
Αφού ολοκληρωθεί η διαμόρφωση σύμφωνα με τα παραπάνω αποθηκεύετε το αρχείο σας σύμφωνα με τα παρακάτω:
- Τα αρχεία αυτά τα αποθηκεύουμε ως αρχεία «.csv UTF-8 οριοθετημένο σε κόμματα».
2. Μετά μετονομάζετε το αρχείο πατώντας δεξί κλικ και επιλέγοντας «Μετονομασία». Στο τελικό σας αρχείο θα πρέπει να αλλάξετε την κατάληξη σε .TXT. Αντί δηλαδή για .CSV να σας εμφανίζει πλέον .TXT
Προσοχή: Θα πρέπει στις ρυθμίσεις του υπολογιστή μας να έχουμε ορίσει εμφάνιση επεκτάσεων αρχείων!
Με αυτό το βήμα το αρχείο σας είναι έτοιμο για αποδοχή.
Ανοίγοντας το πρότυπο που έχει διαμορφωθεί για τα είδη θα δείτε την παρακάτω μορφή.
Πιο συγκεκριμένα, η μορφή Excel θα πρέπει να είναι όπως παρακάτω.
Παρακάτω αναλύεται ο τρόπος με τον οποίο θα πρέπει να συμπληρώσετε τα αντίστοιχα κελιά του excel. Αυτά που εμφανίζονται με αστεράκι είναι υποχρεωτικό να τα συμπληρώσετε προκειμένου να εισαχθούν στην εφαρμογή.
- Κωδικός*: Συμπληρώνετε την αύξουσα αρίθμηση των ειδών (προτείνεται να έχει μορφοποίηση κειμένου με 7 χαρακτήρες και με συνεχόμενη αρίθμηση για να μην μπλοκάρει την αυτόματη αρίθμηση).
- Περιγραφή*: Πληκτρολογείτε την περιγραφή του είδους.
- Barcode: Συμπληρώνετε τον αριθμό barcode είδους, αν υπάρχει, σε διαφορετική περίπτωση αφήνετε την στήλη με κενά κελιά όπως π.χ. C3.
- Τιμή Χονδρικής: Συμπληρώνετε την τιμή χονδρικής των ειδών για να συμπληρωθεί το αντίστοιχο πεδίο των ειδών και να είναι η προτεινόμενη τιμή κατά την τιμολόγησή σας σε παραστατικά χονδρικής.
- Τιμή Λιανικής: Αντίστοιχα όπως παραπάνω είναι η τιμή των ειδών που προτείνεται σε καταχώρηση παραστατικού λιανικής.
- Μονάδα μέτρησης*: Αφορά την μονάδα μέτρησης του είδους. Στα συγκεκριμένα κελιά θα πρέπει να οριστεί ο κωδικός της μονάδας μέτρησης και όχι η σύντμηση.
Προσοχή: Ο κωδικός Μ.Μ θα πρέπει να προϋπάρχει στην εφαρμογή PROSVASIS GO ΠΡΙΝ την εκτέλεση του Import. Το συγκεκριμένο πεδίο βρίσκεται μέσα στην εφαρμογή στο μενού «Ρυθμίσεις»→ «Γενικές»→ «Μονάδες Μέτρησης», όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα.
Τιμές Μ.Μ που είναι default στην εφαρμογή είναι οι ακόλουθες
101 = Τεμάχια
107 = Κιβώτια
120 = Μέτρα
141 = Λίτρα
150 = Κιλά
200 = Ώρες
Βεβαίως αν επιθυμείτε τη δημιουργία νέας μ.μ. π.χ. 102 = ΣΕΤ στο σχετικό αρχείο excel θα ορίσει 102.
Συντελεστές ΦΠΑ*: Εδώ θα πρέπει να ορίσετε τις ακόλουθες τιμές σύμφωνα με τους ισχύοντες από τη νομοθεσία συντελεστές:
24% = 1410
17% = 1170
13% = 1131
9% = 1091
6% = 1060
4% = 1040
0% = 0
- Εμπορική Κατηγορία*: Εδώ χαρακτηρίζετε αν το είδος θα είναι εμπόρευμα = 1 ή προϊόν = 2. Είναι ένα πεδίο που αφορά το κομμάτι των γεφυρών με το λογιστικό σας πρόγραμμα.
- Ομάδα*: Είναι ένα πεδίο που συμπεριφέρεται όπως οι μονάδες μέτρησης. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ομάδες για κατηγοριοποιήσετε τα είδη σας. Και εδώ συμπληρώνετε τον κωδικό της ομάδας που φτιάχνετε και θα πρέπει να προϋπάρχει πριν την εισαγωγή. Σε περίπτωση που δεν επιθυμείτε τη συμπλήρωσή του, ορίζετε την τιμή 1 (Βασική Ομάδα).
Αφού ολοκληρωθεί η διαμόρφωση σύμφωνα με τα παραπάνω αποθηκεύετε το αρχείο σας σύμφωνα με τα παρακάτω:
- Τα αρχεία αυτά τα αποθηκεύουμε ως αρχεία «.csv UTF-8 οριοθετημένο σε κόμματα».
2. Μετά μετονομάζετε το αρχείο πατώντας δεξί κλικ και επιλέγοντας «Μετονομασία». Στο τελικό σας αρχείο θα πρέπει να αλλάξετε την κατάληξη σε .TXT. Αντί δηλαδή για .CSV να σας εμφανίζει πλέον .TXT
Προσοχή: Θα πρέπει στις ρυθμίσεις του υπολογιστή μας να έχουμε ορίσει εμφάνιση επεκτάσεων αρχείων!
Με αυτό το βήμα το αρχείο σας είναι έτοιμο για αποδοχή.
Μετά την ολοκλήρωση των παραπάνω βημάτων και τη διαμόρφωση των αρχείων excel, το μόνο που έχει μείνει είναι να το εισάγετε στην εφαρμογή. Για να γίνει αυτό κάνετε τις παρακάτω ενέργειες.
- Επιστρέφουμε στο μενού της εφαρμογής και στη μαζική εισαγωγή.
- Αφού έχετε επιλέξει «Τύπος» εισαγωγής πατάτε την «Επιλογή αρχείου». Αυτόματα θα σας ανοίξουν τα αρχεία του υπολογιστή σας, όπου θα πρέπει να βρείτε το αρχείο εκεί που το έχετε αποθηκεύσει και να πατήσετε «Άνοιγμα».
- Στη συνέχεια έχετε δύο επιλογές. Επιλέγοντας «Εισαγωγή» καθορίζετε ουσιαστικά ότι θα γίνει η εισαγωγή του αρχείου που μόλις διαμορφώσατε. Επιλέγοντας, όμως, «Ενημέρωση» δηλώνετε ότι με το αρχείο αυτό επιθυμείτε να γίνει ενημέρωση των ήδη υπαρχόντων στοιχείων που υπάρχουν στην εφαρμογή με τα στοιχεία που περιλαμβάνονται στο excel. Πιο συγκεκριμένα, ας υποθέσουμε ότι ένας πελάτης υπάρχει ήδη καταχωρημένος στην εφαρμογή και εσείς θέλετε να ενημερώσετε τα στοιχεία του χωρίς να μπείτε στα σταθερά του στοιχεία. Μπορείτε να συμπεριλάβετε τον πελάτη και τις μεταβολές που θέλετε στο excel και κατά την επιλογή του αρχείου να επιλέξετε και «Ενημέρωση», ώστε να πάει να ενημερώσει ή να αντικαταστήσει τα στοιχεία του.
- Τέλος, πατώντας «Εισαγωγή» η εφαρμογή θα σας ενημερώσει για την επιτυχία του Import. Δηλαδή, θα σας εμφανίσει πόσες εισαγωγές ή ενημερώσεις έγιναν, αλλά επίσης θα σας επισημάνει και κάποια λάθη που πιθανόν να έγιναν κατά τη διαμόρφωση του excel.