Ως Gdata αρχείο, ορίζεται αυτό που φέρει δομικά πληροφορίες που ανταποκρίνονται σε γραμμογράφηση, όπως αναφέρεται στον ακόλουθο σύνδεσμο :
https://wiki.prosvasis.com/pages/viewpage.action?pageId=37716503 .
Ένα παραγόμενο GData αρχείο από όποιο πρόγραμμα και αν έχει προέλθει, δύναται να το αποδεχτεί ο χρήστης μέσω της ακόλουθης εργασίας στην λογιστική εφαρμογή Calculus Accounting (Γ κατηγορίας Βιβλία).
Προτείνεται πριν την εκτέλεση της εργασίας , ο χρήστης να έχει πραγματοποιήσει αντίγραφο ασφαλείας για τον πελάτη που επιθυμεί να αποδεχτεί δεδομένα.
Βήμα 1ο:
Επιλέγουμε τον πελάτη (Εταιρία) στον οποίο επιθυμούμε την εκτέλεση της εργασίας και μεταβαίνουμε στο μενού Γενική Λογιστική – Εργασίες - Επικοινωνίες – Ενημέρωση από GData.
Βήμα 2ο:
Απαντάμε στα ακόλουθα μηνύματα διαλόγου :
Εισαγωγή αρχείου από: Ο χρήστης επιλέγει «Σκληρό δίσκο (τοπικά)». Η επιλογή είναι υποχρεωτική προκειμένου να γίνει ανάγνωση και αποδοχή κάποιου αποθηκευμένου αρχείου .xml που βρίσκεται σε οποιοδήποτε σημείο του υπολογιστή.
Από – Έως Ημερομηνία: Το παρόν πεδίο ορίζεται ως ανενεργό στην περίπτωση της εισαγωγής από σκληρό δίσκο, δεδομένου ότι ήδη έχει προηγηθεί μια λήψη για οριζόμενο από τον χρήστη χρονικό διάστημα, στο αποθηκευμένο του αρχείο.
Διαδρομή αρχείου GData: Ο χρήστης ορίζει την διαδρομή αποθήκευσης του αρχείου του.
Σημειώνεται πως η λογιστική εφαρμογή Calculus Accounting αναγνωρίζει αρχεία μόνο της μορφής .xml, αρχεία οποιασδήποτε άλλης μορφής πχ .dat δεν αναγνωρίζονται από την εφαρμογή προς αποδοχή.
Σε περίπτωση που ο χρήστης δεν θυμάται την ακριβή ονομασία του αρχείου, μπορεί να ορίσει τη διαδρομή (directory), του αντίστοιχου φακέλου και πατώντας <Enter> να εμφανιστούν προς επιλογή όλα τα αποθηκευμένα .xml αρχεία που βρίσκονται στον φάκελο.
Επιλογή σεναρίων αντιστοίχισης Λογαριασμών/Παραστατικών / Υποκαταστημάτων : Στο παραγόμενο αρχείο εμπεριέχονται πληροφορίες Λογαριασμών, Παραστατικών, Υποκαταστημάτων όπως αυτές είναι παραμετροποιημένες και εξάγονται από την εκάστοτε εφαρμογή. Οι πληροφορίες αυτές μπορούν να ταυτίζονται με τις αντίστοιχες πληροφορίες που εμπεριέχονται στην λογιστική εφαρμογή (αν έχει υπάρξει κάποια συνεννόηση μεταξύ των μερών των προγραμμάτων που θα επικοινωνήσουν) ή να είναι ανεξάρτητες μεταξύ τους ώστε να χρειαστεί μια επιπλέον διαδικασία αντιστοίχισης ώστε οι πληροφορίες του ενός προγράμματος να μετατρέπονται σε μορφή συμβατή υπάρχουσα και αναγνωρίσιμη από την λογιστική. Η επιλογή «Ναι» στα αναφερόμενα πεδία εκτελεί τον έλεγχο του ποσοστού ταύτισης κατά την ανάγνωση και προτείνει προς αντιστοίχιση τις τυχόν πρόσθετες πληροφορίες.
Αναφορικά με την διαδικασία αντιστοίχισης μπορείτε να ενημερωθείτε από το ακόλουθο εκπαιδευτικό video. H εργασία είναι παρόμοια για Β και Γ κατηγορίας Βιβλία.
https://wiki.prosvasis.com/pages/viewpage.action?pageId=26358350 .
Προτεινόμενο Υποκατάστημα: Το πεδίο ορίζεται ως ανενεργό στην περίπτωση που ο χρήστης επιλέξει σενάριο αντιστοίχισης υποκαταστήματος “NAI” .
Στην περίπτωση που το αρχείο Gdata που έχει αποθηκευμένο δεν φέρει πληροφορία υποκαταστήματος και ο χρήστης στην λογιστική επιθυμεί την αποδοχή του στο υποκατάστημα, τότε μπορεί να πραγματοποιήσει την είσοδο στην εταιρία με υποκατάστημα και να αποδεχτεί το αρχείο. Τότε θα είναι και προτεινόμενο το υποκατάστημα του στο πεδίο.
Ολοκληρώνουμε την εργασία της αποδοχής ζητώντας «Εκτέλεση» .
Σε περίπτωση επαναλαμβανόμενης αποδοχής του αρχείου πραγματοποιείται πολλαπλασιασμός των εγγραφών. Ο χρήστης δύναται να διαγράψει μαζικά τις εγγραφές που έχουν προέρθει από την αποδοχή μέσω Gdata ως εμπορικές εγγραφές σε περίπτωση που το επιθυμεί καθώς και μπορεί να φιλτράρει την προβολή των εγγραφών αυτών από το ευρετήριο της διαχείρισης των κινήσεων του για την περίοδο και το κατάστημα που επιθυμεί όπως ακολούθως:
