Η λογική που διέπει την μορφή των κωδικών κάθε οντότητας είναι ανάλογη και εφαρμόζεται με κοινό τρόπο σε όλες.
Αρχικά θα πρέπει να καθορίσετε τη μορφή του κωδικού που θα έχουν οι εγγραφές κάθε οντότητας. Οι κωδικοί μπορούν να οριστούν με λατινικούς χαρακτήρες με τις ενδείξεις Α(=Αλφαριθμητική), Ν (=Αριθμητική), L (=Γράμμα), a, n, l. Οι ενδείξεις με τα πεζά στοιχεία καθορίζουν το τέλος της υποχρεωτικής μορφής. Στην μορφή του κωδικού, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε διαχωριστικά σύμβολα , πχ. (-) ,( .), ( /), κλπ.
Παράδειγμα A: Ένας κωδικός της μορφής NNN-AAA-LL-NNnNN, σημαίνει ότι:
- τα 3 πρώτα ψηφία (πριν την πρώτη διαχωριστική παύλα) είναι αριθμητικοί χαρακτήρες.
- τα 3 επόμενα είναι αλφαριθμητικοί χαρακτήρες
- τα 2 επόμενα είναι μόνο γράμματα
- τα 5 ψηφία μετά την τελευταία διαχωριστική παύλα είναι αριθμητικοί χαρακτήρες.
Ο έλεγχος ως προς τη μορφή του κωδικού, δηλαδή τα υποχρεωτικά ψηφία που θα πρέπει να συμπληρωθούν, είναι μέχρι και τον 3ο χαρακτήρα μετά την τελευταία διαχωριστική παύλα. Πληκτρολογώντας ένα κωδικό και προσθέτοντας στο τέλος το σύμβολο * θα αυξήσει κατά δύο τα αριθμητικά μέρη του κωδικού (αύξουσα αρίθμηση) μόλις επιλέξετε καταχώρηση. Πχ. αν ο προηγούμενος κωδικός ήταν 123-Α2Ε-ΜΚ-021 και σε νέα εγγραφή πληκτρολογήσετε 123-Α2Ε-ΜΚ-*, πατώντας καταχώρηση θα δημιουργηθεί ο κωδικός 123-Α2Ε-ΜΚ-022.
Αν επιθυμείτε την αυτόματη σύνθεση του κωδικού – παραμετρική μορφή – θα πρέπει να πατήσετε στο hyperlink της περιγραφής του πεδίου και στο πινακάκι που εμφανίζεται να δηλώσετε «αυτόματη αρίθμηση: Ναι». Ταυτόχρονα, θα πρέπει να έχετε δηλώσει ευρος τιμών στα πεδία Από - Έως πχ. Παράδειγμα Γ.
Παράδειγμα Β: Έστω η μορφή ΝΝΝΝ.ΝΝΝn, όπου το πρώτο ψηφίο εκφράζει τη λογιστική κατηγορία του είδους, το 2ο έως το 4ο ψηφίο την εμπορική κατηγορία του και τα 4 τελευταία ψηφία μετά τη διαχωριστική τελεία υποδηλώνουν αύξουσα αρίθμηση. Με κλικ πάνω στον υπερσύνδεσμο (link) του πεδίου <Μορφή Κωδικού> εμφανίζεται ο σχετικός πίνακας. Για το 1ο ψηφίο (της λογιστικής κατηγορίας) θα γράψετε από 1 έως 1, και από την επιλογή <Πεδία> (στο κάτω αριστερό μέρος της οθόνης) θα επιλέξετε, στην Έκφραση τιμής, το πεδίο της Λογιστικής κατηγορίας. Αντίστοιχα για τα επόμενα 3 ψηφία πριν τη διαχωριστική γραμμή -δηλαδή από το 2ο μέχρι και το 4ο ψηφίο- επιλέγετε από τα διαθέσιμα πεδία την ένδειξη «Εμπορική κατηγορία» προκειμένου να συμπληρωθεί στο πεδίο <Έκφρασης τιμής>. Με ενεργοποιημένη την ένδειξη της αυτόματης αρίθμησης ορίζετε την αυτόματη/ αύξουσα αρίθμηση του κωδικού.
Παράδειγμα Γ: Έστω ότι θέλετε η μορφή του κωδικού να είναι 4 αριθμητικά ψηφία και η αρίθμηση των κωδικών να είναι αύξουσα (πχ. 0001, 0002 κτλ). Στη Μορφή κωδικού επιλέγετε τον υπερσύνδεσμο όπου ορίζετε το μήκος του κωδικού στα πεδία από - έως (στο παράδειγμα Από:1 – Έως:4) και στην έκφραση τιμής επιλέγετε το πεδίο «κωδικός» (επιλογή Πεδία). Τέλος δηλώνετε «Αυτόματη αρίθμηση: Ναι». Σε αυτή την περίπτωση κάθε φορά που θα επιλέγετε «Νέα εγγραφή» στο πεδίο του κωδικού θα εμφανίζεται αυτόματα ένα αστεράκι (*) και με την καταχώρηση θα προτείνεται η αύξουσα αρίθμηση του κωδικού.
Παράδειγμα Δ:Έστω ότι θέλετε Στη μορφή του κωδικού κάποια ψηφία να επιλέγονται από τη σύντμηση της Λογιστικής κατηγορίας. Λόγω του ότι το πεδίο «Λογιστική κατηγορία» θα εμφανίσει τον κωδικό, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση Table η οποία συντάσσεται ως εξής: Table('MTRACN','MTRACN',MTRL.MTRACN,'CODE').
Σημειώνεται εδώ ότι στο πεδίο <Έκφραση Τιμής> εφαρμόζονται και συναρτήσεις SQL. (Παράδειγμα: Έστω ότι θέλουμε να φέρουμε τα δύο πρώτα στοιχεία από τον κωδικό της εμπορικής κατηγορίας : Χρησιμοποιώντας την εντολή «copy» και ταυτόχρονα το ανάλογο πεδίο (δηλ. το πεδίο 'Εμπορική κατηγορία' έχουμε το επιθυμητό αποτέλεσμα [copy Εμπορική κατηγορία,1,2]).