Κατά την είσοδο στο Monitor εμφανίζονται όλες οι εγγραφές που αφορούν τα ηλεκτρονικά βιβλία myDATA. Παραστατικά είτε εσόδων είτε εξόδων που έχουν αποσταλεί στην ΑΑΔΕ και δεν χρειάζονται περαιτέρω ενέργειες ή παραστατικά που χρειάζονται επιπλέον επεξεργασία από τον χρήστη.
Σκοπός του χρήστη είναι διαμέσου του εργαλείου myData Monitor να μην υπάρχουν αθροιστές σε καμιά κατηγορία πλην της κατηγορίας «όλες οι εγγραφές» .
Εφόσον υπάρχει νούμερο σε κάποια από τις άλλες κατηγορίες το νούμερο υποδειλώνει το πλήθος των εγγραφών στις οποίες υπάρχει εκκρεμότητα .
Τα επόμενα 2 πεδία «Διάστημα» και «Τύπος» είναι πεδία που θα βοηθήσουν τον χρήστη να απομονώσει τις κινήσεις που επιθυμεί.
- Διάστημα : Επιλέγετε το διάστημα για το οποίο θέλετε να δείτε τις εγγραφές είτε εσόδων είτε εξόδων . Υπάρχουν ήδη προεγκατεστημένα φίλτρα προς επιλογή.
- Τύπος : Επιλέγετε τον τύπο των παραστατικών που θέλετε να εμφανίσετε π.χ. Έσοδο(+) για τα παραστατικά εσόδων με θετικό προσημο (ΤΔΑ,ΤΠΥ) ή έσοδο(-) για παραστατικά εσόδων με αρνητικό πρόσημο (Πιστωτικά τιμ. πωλήσεων).
- Εγγραφές : Γίνεται επιλογή ανάμεσα σε όλες τις εγγραφές ή μόνο σε αυτές που έχουν εκκρεμότητα ως προς ένα χαρακτηριστικό τους.
Πλέον στο tab «Σύνολο εγγραφών» εμφανίζονται οι επιλεγμένες εγγραφές με συγκεκριμένο εικονίδιο η κάθε εγγραφή που την κατατάσσει σε μια από τις υπόλοιπές κατηγορίες που θα αναλυθούν στην συνέχεια.
Σε κάθε εγγραφή στην στήλη εκκρεμότητες υπάρχει η πιθανότητα εμφάνισης ενός εικονιδίου που δηλώνει τον λόγο της εκκρεμότητας.
Εφόσον υπάρχουν εγγραφές στην στήλη της διαβίβασης συνόψεων, τότε υπάρχουν εγγραφές που έχει γίνει ο χαρακτηρισμός και είναι έτοιμες προς αποστολή.
Αφού ολοκληρωθεί η αποστολή οι εγγραφές που έχει ολοκληρωθεί η διαβίβαση τους θα μεταφερθούν στην επιλογή «Όλες οι εγγραφές» και το εικονίδιο τους θα αλλάξει σε εικονίδιο ολοκλήρωσης 
ενώ σε αυτές που απέτυχε η αποστολή επομένως δεν πήραν Mark ID θα παραμείνουν σε αυτή την επιλογή εμφανίζοντας μήνυμα λάθους 
.
Εν συνεχεία πρέπει να επιλέξετε την εγγραφή με το μήνυμα λάθους και με διπλό κλικ του ποντικιού να εμφανίσετε το λόγο που η ΑΑΔΕ δεν έκανε δεκτή την συγκεκριμένη εγγραφή έτσι ώστε να προβεί στις απαραίτητες ενέργειες.
Όταν γίνουν οι απαραίτητες διορθώσεις μπορεί να ξαναγίνει αποστολή της συγκεκριμένης σύνοψης, ώστε να πάρει Mark ID και να αλλάξει το εικονίδιο της σε εικονίδιο ολοκλήρωσης 
.
Απεσταλμένη θεωρείται μια σύνοψη εφόσον έχει Mark ID.
Εφόσον υπάρχουν εγγραφές στην επιλογή «Χαρακτηρισμοί» σημαίνει ότι υπάρχουν εγγραφές εσόδων (η επιχείρηση λειτουργεί ως εκδότης ) ή εξόδων (η επιχείρηση λειτουργεί ως λήπτης) που δεν έχουν χαρακτηριστεί με βάση τους πίνακες 8.9 & 8.11 του documentation της ΑΑΔΕ .
Θα πρέπει κάνοντας διπλό κλικ ποντικιού πάνω στην εγγραφή να την επεξεργαστείτε και να την χαρακτηρίσετε με βάση τους παραπάνω πίνακες.
Τα έξοδα πρέπει να χαρακτηρίζονται τόσο ως προς την θέση τους στο έντυπο Ε3 όσο και ως προς την θέση τους στο έντυπο περιοδικής ΦΠΑ.
Εφόσον γίνει ο χαρακτηρισμός και ως προς τον κωδικό και ως προς την κατηγορία πλέον η εγγραφή θα μεταφερθεί στην επιλογή «Διαβίβαση χαρακτηρισμών» .
Πλέον η εγγραφή είναι έτοιμη να αποσταλεί προς την ΑΑΔΕ.
Στην επιλογή αυτή εμφανίζονται όλες αυτές οι κινήσεις που έχει γίνει διαβίβαση των συνόψεων , έχουν συμπληρωθεί οι χαρακτηρισμοί και είναι έτοιμες προς αποστολή στην ΑΑΔΕ .
Εφόσον γίνει επιτυχώς η διαβίβαση των χαρακτηρισμών στην ΑΑΔΕ οι εγγραφές αυτόματα θα μετακινηθούν στην επιλογή «Όλες οι εγγραφές» και το εικονίδιο θα αλλάξει σε εικονίδιο ολοκλήρωσης 
.
Σε περίπτωση που η διαβίβαση δεν είναι επιτυχής το εικονίδιο θα προστεθεί εικονίδιο λάθους 
.
Σε τέτοια περίπτωση πρέπει να επιλέξετε την εγγραφή με το μήνυμα λάθους και με διπλό κλικ του ποντικιού να εμφανίσετε το λόγο που η ΑΑΔΕ δεν έκανε δεκτή την συγκεκριμένη εγγραφή έτσι ώστε να προβείτε στις απαραίτητες ενέργειες .
Όταν γίνουν οι απαραίτητες διορθώσεις μπορεί να ξαναγίνει αποστολή της συγκεκριμένης διαβίβασης χαρακτηρισμού,
Εφόσον έχει γίνει αποστολή μια σύνοψης και πρέπει να ακυρωθεί πρέπει να ακολουθηθεί η εξής διαδικασία :
Α. Αφού καταχωρηθεί το αντίστοιχο ακυρωτικό στο πρόγραμμα, πλέον η αρχική εγγραφή μεταφέρεται στην επιλογή «Ακύρωση συνόψεων» και είναι έτοιμη προς ακύρωση στην ΑΑΔΕ.
Β. Γίνεται επιλογή της εγγραφής που είναι προς ακύρωση και επιλέγεται στο κάτω μέρος του παραθύρου η λειτουργία «ακύρωσης».
Επίσης μέσω αυτής της λειτουργίας μπορείτε να ακυρώσετε ένα παραστατικό εξόδων που δεν αποδέχεστε.
Α. Σε περίπτωση που κατά την λήψη παραστατικού εμφανιστεί ένα παραστατικό εξόδων που δεν αναγνωρίζετε είτε ως δικό σας είτε ως προς τα επιμέρους χαρακτηριστικά του (αξία , ποσοστό ΦΠΑ κ.λ.π) πρέπει να γίνει απόρριψη του παραστατικού . Σε αυτή την περίπτωση πρέπει να μπείτε στην διαχείριση του παραστατικού και να επιλέξετε το πεδίο «ακύρωσης».
Β. Το παραστατικό αυτό μεταφέρεται στην συγκεκριμένη κατηγορία και πλέον είναι διαθέσιμο προς ακύρωση .
Σε περίπτωση ολοκληρωμένης διαβίβασης της ακύρωσης το εικονίδιο θα αλλάξει σε εικονίδιο ολοκλήρωσης 
. Σε αντίθετη περίπτωση θα προστεθεί εικονίδιο λάθους 
.
Η ακύρωση σύνοψης χρησιμοποιείται και όταν η επιχείρηση δεν αναγνωρίζει ένα παραστατικό που την εμφανίζει ως αντισυμβαλλόμενο και δεν το αναγνωρίζει .
Στην επιλογή αυτή εμφανίζονται όλες οι εγγραφές του Calculus που γίνεται αντιστοίχιση με τις εγγραφές που έχουν γίνει λήψη από το site του myDATA .
Πιο συγκεκριμένα :
Εφόσον ένα παραστατικό εξόδων καταχωρείται στο Calculus , είτε στα έσοδα έξοδα είτε στην γενική λογιστική , το πρόγραμμα θα προσπαθήσει Live να κάνει ταυτοποίηση του παραστατικού με τις εγγραφές myDATA που έχουν αποσταλεί από τον προμηθευτή .
Σε περίπτωση που ο έλεγχος αποτύχει γιατί ο προμηθευτής δεν έχει κάνει αποστολή των συνόψεων κατά τον χρόνο καταχώρησης του παραστατικού η εγγραφή θα ενημερώσει το myDATAMonitor σε αυτή την επιλογή .
Εφόσον υπάρχουν εγγραφές σε αυτή την κατηγορία η διαδικασία που πρέπει να ακολουθηθεί είναι η εξής :
Θα κάνετε λήψη των συνόψεων από το site της ΑΑΔΕ . Το πρόγραμμα θα προσπαθήσει να κάνει αντιστοίχιση των εγγραφών που έχουν γίνει στο Calculus με αυτών που έχουν έρθει από την λήψη όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα
Στην εικόνα παρατηρούμε 3 οθόνες . Η αριστερή οθόνη περιέχει τις εγγραφές που έγιναν λήψη από το site της ΑΑΔΕ , στην κεντρική οι εγγραφές του λογιστικού προγράμματος που δεν έχουν συνδεθεί με κάποια από την αριστερή οθόνη ενώ τέλος η δεξιά είναι οι εγγραφές που έχουν αντιστοιχηθεί και πλέον δεν χρειάζεται επιπλέον ενέργεια από τον χρήστη.
Στην αριστερή παρατηρούμε 2 εγγραφές :
Η πρώτη εγγραφή δεν έχει ενεργοποιημένο το (+) που σημαίνει ότι δεν έχει συνδεθεί με κάποια εγγραφή από το Calculus. Δεν κατάφερε δηλαδή να γίνει ταυτοποίηση . Είτε γιατί κάποιο από τα βασικά χαρακτηριστικά είναι διαφορετικό ή γιατί δεν έχει ακόμα καταχωρηθεί ως εγγραφή.
Η δεύτερη εγγραφή έχει ενεργοποιημένο το (+) που σημαίνει ότι ήδη το πρόγραμμα έχει κάνει την αντιστοίχιση με κάποια εγγραφή που πληροί τα χαρακτηριστικά για να γίνει η ταυτοποίηση.
Στην δεξιά οθόνη εμφανίζονται οι εγγραφές του Calculus οι οποίες δεν βρέθηκε αντιστοίχιση με τις εγγραφές που κατέβηκαν από το myDATA.
Πλέον μένει να ελέγξετε αν υπάρχει λάθος είτε ως προς τις εγγραφές του myDATA είτε ως προς τις εγγραφές του Calculus .
Φυσικά ακόμα και 2 εγγραφές να μην ταιριάζουν μπορείτε να τις αντιστοιχήσετε με την μέθοδο του drag & drop επιλέγοντας την εγγραφή από την δεξιά οθόνη και μεταφέροντας την στην αριστερή στην εγγραφή που επιθυμείτε .
Το αποτέλεσμα που θα πάρετε θα είναι ανάλογο της παρακάτω εικόνας.
Όπου με κόκκινο χρώμα τονίζονται οι αναντιστοιχίες των 2 εγγραφών.
Εφόσον ολοκληρωθούν οι έλεγχοι τότε πρέπει να επιλέξετε το πλήκτρο εκτέλεσης.
Σε αυτή την περίπτωση το πρόγραμμα θα συνδέσει τις 2 εγγραφές ενημερώντας με το σχετικό ΜΑΡΚ της εγγραφής του myDATA την εγγραφή του Calculus.
Tip: Λέγοντας χαρακτηριστικά παραστατικού αναφερόμαστε στην ημερομηνία , ΑΦΜ συναλλασσόμενου , μικτή αξία , αριθμός παραστατικού και σειρά.
Το monitor ελέγχου παρέχει την δυνατότητα επεξεργασίας ή καταχώρησης νέας εγγραφής myDATA.
Για να καταχωρηθεί μια νέα εγγραφή θα πρέπει να επιλεγεί το πεδίο «Νέα» για να εισέλθετε στην φόρμα καταχώρησης.
Εδώ η καταχώρηση βασίζεται εξ ολοκλήρου στο χρήστη χωρίς περιορισμούς.
Στο σημείο αυτό μπορεί στην εγγραφή να προστεθούν χαρακτηρισμοί φόρων τελών καθώς και τρόποι πληρωμής της συγκεκριμένης εγγραφής όπως φαίνεται στην παραπάνω εικόνα.