Για να καταχωρήσετε ένα νέο παραστατικό δαπανών επιλέγετε από το κεντρικό μενού τα «Εμπορικά», στη συνέχεια «Δαπάνες» και πατάτε «Νέα Εγγραφή» . Έτσι, θα εμφανιστεί η οθόνη καταχώρησης.

Παρακάτω αναλύεται ο τρόπος συμπλήρωσης των πεδίων. Όσα πεδία εμφανίζονται με αστεράκι είναι απαραίτητο να συμπληρωθούν.

• Σειρά: Επιλέγετε από τη λίστα μια από τις διαθέσιμες σειρές δαπανών. 
• Ημερομηνία: Το πεδίο θα είναι πάντα συμπληρωμένο σύμφωνα με την ημερομηνία του συστήματος. Αν θέλετε να την αλλάξετε επιλέγετε το σύμβολο του ημερολογίου και καθορίζετε την ημερομηνία καταχώρησης.
• Προμηθευτής: Επιλέγετε από τη λίστα έναν από τους καταχωρημένους προμηθευτές. Μπορείτε να καταχωρήσετε έναν νέο επιλέγοντας το . 
• Παραστατικό: Θα σας εμφανίζεται πάντα ο αριθμός του παραστατικού, εφόσον έχει εφαρμοστεί η αυτόματη αρίθμηση. 
• Πληρωμή: Το πεδίο θα είναι πάντα συμπληρωμένο με τον τρόπο πληρωμής που έχετε καθορίσει στα σταθερά στοιχεία του προμηθευτή. Παρ' όλα αυτά, μπορείτε να τον αλλάξετε επιλέγοντας τον άλλον τρόπο από τη λίστα.
• Δαπάνη: Επιλέγετε από τη λίστα μια από τις καταχωρημένες δαπάνες.
• Έργο: Επιλέγετε από τη λίστα ένα από τα καταχωρημένα έργα. Μπορείτε να καταχωρήσετε ένα νέο έργο εκείνη τη στιγμή επιλέγοντας το .
• Ανάλυση: Εφόσον έχετε επιλέξει μια κατηγορία δαπάνης, αυτόματα θα συμπληρωθεί και αυτό το πεδίο. Το μόνο που απομένει είναι να καθορίσετε την τιμή και να προσθέσετε, αν επιθυμείτε, κάποιο σχόλιο.
• Λογιστική ανάλυση: Το πεδίο αυτό θα έχει συμπληρωθεί και πάλι με την κατηγορία δαπανών που επιλέξατε. Επιπλέον, θα έχει μεταφερθεί η αξία που ορίσατε στο πεδίο της «Ανάλυσης» και θα συνυπολογιστεί και το Φ.Π.Α. Στο πεδίο αυτό, ουσιαστικά, μεταβαίνετε προκειμένου να καθορίσετε το λογαριασμό, τον οποίο θα ενημερώσει η συγκεκριμένη δαπάνη.
• Παρατηρήσεις: Τέλος, στο πεδίο αυτό πληκτρολογείτε παρατηρήσεις που αφορούν το σύνολο του παραστατικού.

Προσοχή! 
Μετά την ολοκλήρωση των παραπάνω βημάτων μην ξεχάσετε να πατήσετε «Αποθήκευση».