1) Ποιά είναι τα απαραίτητα πεδία προς συμπλήρωση στα ειδικά στοιχεία κατά την καταχώρηση ενός παραστατικού B2G;
Στην περίπτωση που καταχωρείτε ένα παραστατικό προς:
Α) ΕΟΠΠΥ: είναι απαραίτητη η συμπλήρωση όλων των πεδίων (Αναθέτουσα Αρχή, Τύπος προϋπολογισμού, Αναγνωριστικό Σύμβασης, ΑΔΑΜ σύμβασης καθώς και το Στοιχείο αναφοράς Αγοραστή (ΕΟΠΥΥ BT-10))
Β) Λοιποί Φορείς Δημοσίου: είναι απαραίτητη η συμπλήρωση των πεδίων (Αναθέτουσα Αρχή, Τύπος προϋπολογισμού, Αναγνωριστικό Σύμβασης, ΑΔΑΜ σύμβασης)
Προσοχή! Δεν συμπληρώνουμε το πεδίο “Στοιχείο αναφοράς Αγοραστή (ΕΟΠΥΥ BT-10)
2) Στην σύμβαση που έχω συνάψει με τον Δημόσιο φορέα αναγράφονται πάνω από ένα Αναγνωριστικά Σύμβασης καθώς υπάρχει περίπτωση να συμβαίνει το ίδιο και για τον κωδικό ΑΔΑΜ:
Στην περίπτωση αυτή, κρίνεται σκόπιμη η επικοινωνία με τον Δημόσιο Φορέα ώστε να μας υποδείξει τον σωστό κωδικό.
3) Πού μπορώ να βρω τον αριθμό CPV σε περίπτωση που δεν αναφέρεται στην σύμβαση;
Μπορείτε να ενημερωθείτε από τον δημόσιο φορέα στον οποίο θα εκδώσετε το παραστατικό. Επιπλέον, μπορείτε να αναζητήσετε τη σύμβαση που έχετε συνάψει με τον συγκεκριμένο φορέα στον παρακάτω σύνδεσμο: https://cerpp.eprocurement.gov.gr/upgkimdis/unprotected/home.xhtml
4) Στον τύπο Προϋπολογισμού αναφέρεται ως Τακτικός προϋπολογισμός, τι να επιλέξω;
Τακτικός και Κανονικός προϋπολογισμός είναι ταυτόσημες έννοιες.
5) Κατά την αποστολή της δήλωσης στην ΑΑΔΕ για την ενεργοποίηση του παρόχου προκειμένου να πραγματοποιηθούν οι συναλλαγές μου με το Δημόσιο στην εφαρμογή επηρεάζει το πως θα έχω ορίσει τα στοιχεία της επωνυμίας μου;
Ναι, θα πρέπει τόσο στα στοιχεία της Επωνυμίας όσο και στο πεδίο του ΑΦΜ, να υπάρχει πλήρης ταύτιση των μεταξύ τους στοιχείων ανάμεσα στην δήλωση προς την ΑΑΔΕ και την δήλωση του παρόχου. Ενδεικτικά, στην περίπτωση που στη δήλωση προς την ΑΑΔΕ το επώνυμο προηγείται του ονόματος, η ίδια σειρά θα πρέπει να τηρείται και κατά την καταχώριση των στοιχείων της εταιρείας.
6) Έχω την δυνατότητα γνωρίζοντας τον κωδικό της αναθέτουσας αρχής να τον πληκτρολογήσω στην εφαρμογή;
Σημειώνεται ότι στην εφαρμογή εμπεριέχεται ενέργεια που συνδέεται με το ΑΦΜ του συναλλασσόμενου πελάτη Δημόσιο. Επομένως συμπληρώνοντας απλά το ΑΦΜ στο πεδίο της αναθέτουσας προτείνονται κωδικοί αρχών βάσει αυτού. Ο χρήστης έχει παρόλα αυτά την δυνατότητα να πληκτρολογήσει τον επιθυμητό κωδικό αρκεί να γνωρίζει, ότι στις περιπτώσεις που αυτός αποτελείται από αλφαριθμητικούς χαρακτήρες τα λεκτικά είναι με λατινικούς χαρακτήρες πχ 1000.E00854.0001 το "E" είναι λατινικό . Γενικά προτείνεται η επιλογή της Αναθέτουσας Αρχής και όχι η πληκτρολόγηση, γιατί έχουν παρατηρηθεί πολλές φορές λάθη κατά την πληκτρολόγηση, με αποτέλεσμα το παραστατικό να μην διαβιβάζεται.
7) Πώς μπορώ να επιβεβαιώσω ποια είναι η πορεία του παραστατικού και αν το αποδέχτηκε ο φορέας;
Έχετε τη δυνατότητα, μέσω των προβολών πωλήσεων, όταν το παραστατικό αφορά B2G και έχει διαβιβαστεί μέσω παρόχου, να το επιλέξετε και, μέσω της επιλογής Ενέργειες → Παραστατικό eInvoice, να ενημερώνεστε από τον πάροχο σχετικά με την κατάσταση του παραστατικού.
8) Σε περίπτωση που συνεργάζομαι με έναν πελάτη του Δημοσίου και πραγματοποιώ πωλήσεις τόσο μέσω σύμβασης όσο και μεμονωμένα, απαιτείται να διαθέτω ΑΔΑΜ και τα λοιπά απαραίτητα στοιχεία;
Όχι, εάν θέλω να πραγματοποιήσω συναλλαγή όντας εκτός σύμβασης, θα πρέπει να αφαιρέσω για αυτή την εγγραφή τον κωδικό της Αναθέτουσας αρχής κατά την καταχωρήση του παραστατικού.
Ο αριθμός της αναθέτουσας είναι αυτός που καθορίζει στην εφαρμογή αν το παραστατικό θα εκδοθεί ως B2G ή B2Β συναλλαγή.
9) Σε περίπτωση που διαθέτω ενάριθμο για την συναλλαγή B2G με τον φορέα Δημοσίου που τον ορίζω;
Όταν στην διάθεση σας έχετε ενάριθμο αντί για αναγνωριστικό σύμβασης (ισχύει στις περιπτώσεις με Τύπο προϋπολογισμού : Πρόγραμμα Δημοσίων επενδύσεων), τότε αυτήν την πληροφορία, την συμπληρώνετε κατά την καταχώρηση του παραστατικού στο πεδίο Αναγνωριστικό σύμβασης/Ενάριθμος.
10) Σε περίπτωση που στην σύμβαση μου αναφέρεται αριθμός ως αναγνωριστικό προϋπολογισμού ή ΑΔΑ σύμβασης που συμπληρώνεται ;
Όταν στην διάθεση σας έχετε αριθμό ως αναγνωριστικό προϋπολογισμού ή ΑΔΑ (Αριθμός Διαδικτυακής Ανάρτησης) τον συμπληρώνετε, κατά την καταχώρηση του παραστατικού, στο πεδίο Αναγνωριστικό σύμβασης.
11) Υπάρχει διαφορετική φόρμα εκτύπωσης ώστε να συμπεριλαμβάνει τα στοιχεία της σύμβασης κατά την εκτύπωση;
Ναι, από το μενού Πρόσθετα- Φόρμες Εκτύπωσης επιλέγουμε “Εγκατάσταση” της φόρμας « Συναλλαγές Δημοσίου (B2G)» και στην συνέχεια την επιλέγουμε από το μενού Ρυθμίσεις – Συναλλαγών – Σειρές πωλήσεων στο πεδίο φόρμα στο παραστατικό χονδρικής που θα επιλέξουμε για τον πελάτη. 
12) Το παραστατικό χονδρικής για τον πελάτη δημοσίου καταχωρήθηκε και διαβιβάστηκε στην ΑΑΔΕ μέσω παρόχου αλλά θέλω να το ακυρώσω μπορώ;
Όχι, ένα παραστατικό που διαβιβάστηκε μέσω παρόχου, με βάση τις οδηγίες της ΑΑΔΕ, δεν δύναται να ακυρωθεί. Μπορεί όμως να πιστωθεί ακόμα και αν το αρχικό παραστατικό είναι της ίδιας ημέρας. Αυτό σημαίνει ότι θα πρέπει να μετασχηματισθεί στο αντίστοιχο Πιστωτικό του παραστατικού που εκδόθηκε.
13) Σε περίπτωση που στα είδη μου έχω ορίσει CPV και Peppol για να εξυπηρετήσω μία εμπορική εγγραφή για πελάτη δημοσίου, θα πρέπει να τα αφαιρώ για τις υπόλοιπες πωλήσεις με τα ίδια είδη σε άλλους πελάτες εκτός δημοσίου;
Όχι, οι πληροφορίες του CPV και του Peppol ακόμα και αν είναι συμπληρωμένες δεν επηρεάζουν τις εκτός B2G συναλλαγές.
14) Θα πρέπει να συμπληρώσω όλα τα σταθερά στοιχεία του πελάτη για τις συναλλαγές B2G;
Ναι, τα σταθερά στοιχεία του πελάτη θα πρέπει να είναι πλήρως συμπληρωμένα (Επωνυμία, ΑΦΜ, Διεύθυνση, Πόλη, Περιοχή ΤΚ, Αναθέτουσα αρχή).
15) Έχω συνάψει περισσότερες από μία συμβάσεις με φορείς δημοσίου, χρησιμοποιώ τα ίδια είδη και υπηρεσίες αλλά οι συμβάσεις εμπεριέχουν διαφορετικούς CPV τι θα πρέπει να κάνω;
Στο παρόν ερώτημα ο χρήστης έχει τις ακόλουθες επιλογές:
α) στα υπάρχοντα είδη /υπηρεσίες αντικαθιστά την επιλογή του CPV πριν την έκδοση του παραστατικού
Από το μενού Οντότητες – Είδη, επιλέγουμε με 2πλο αριστερό κλικ το επιθυμητό είδος και ζητάμε «Επεξεργασία». Μεταβαίνοντας στα Ειδικά στοιχεία στο πεδίο Κωδικός Cpv, πατώντας στο βελάκι, αντικαθιστούμε από την διαμορφωμένη μας λίστα την προηγούμενη επιλογή μας με την νέα και αποθηκεύουμε την αλλαγή στο είδος.
Όμοια λειτουργούμε στην περίπτωση των υπηρεσιών :
Εναλλακτικά :
β) Από το μενού Οντότητες – Είδη, επιλέγουμε με 2πλο αριστερό κλικ το επιθυμητό είδος και ζητάμε Αντιγραφή και Δημιουργία, με αυτή την εργασία η εφαρμογή μας επιτρέπει την δημιουργία νέου είδους μεταφέροντας τις ρυθμίσεις του είδους που αντιγράψαμε. Ορίζουμε ως κωδικό 0* για να προχωρήσει σε επόμενη καταχώρηση α/α κωδικού και ορίζουμε την επιθυμητή περιγραφή. Μεταβαίνουμε στα Ειδικά στοιχεία – Κωδικός CPV επιλέγουμε από την λίστα τον επιθυμητό κωδικό και Αποθηκεύουμε το νέο είδος.
Σε αυτό το σενάριο μπορεί ο χρήστης αν επιθυμεί να ορίσει στο πεδίο της Περιγραφής μέρος ή ολόκληρο τον κωδικό CPV προς γρηγορότερη αναζήτηση του είδους κατά την καταχώρηση του παραστατικού
Ενδεικτικά : Για ένα είδος με την περιγραφή Είδος Β CPV30238000-6
Κατά την καταχώρηση του παραστατικού πώλησης, στο πεδίο της Προσθήκης Είδους, ορίζουμε στην αναζήτηση *30238000-6 και επιλέγουμε το εικονίδιο της αναζήτησης , για την εμφάνιση του αποτελέσματος. Επιλέγουμε το είδος για να συνεχίσουμε την καταχώρηση μας.
* Αστεράκι = Αναζήτηση πληροφορίας ή μέρους πληροφορίας.
Μπορεί να οριστεί στην αρχή ή στο τέλος μιας αναζήτησης, χρησιμοποιείται κυρίως όταν η πληροφορία εμπεριέχεται οπουδήποτε μέσα στο λεκτικό του ευρετηρίου.
16) Καταχωρώ παραστατικά σε πελάτες δημοσίου και σε λοιπούς πελάτες, η διαβίβαση των παραστατικών των πελατών δημοσίου ολοκληρώνεται μέσω παρόχου, τα λοιπά παραστατικά πως διαβιβάζονται;
Όταν ο χρήστης λαμβάνει τα κλειδιά παρόχου για B2G συναλλαγές, όλες οι εκδόσεις παραστατικών χονδρικής-Τιμολόγια, , θα διαβιβάζονται μέσω του παρόχου.
17) Από τον πίνακα των τιμών του Peppol εμπεριέχονται κωδικοί όπως Η78 για τα τεμάχια, επηρεάζει αν ο αλφαβητικός χαρακτήρας είναι με ελληνικούς ή λατινικούς χαρακτήρες;
Ναι, οι αλφαβητικοί χαρακτήρες εντός του πίνακα αποτελούνται μόνο από λατινικούς χαρακτήρες. Εάν υπάρχει ελληνικός χαρακτήρας, ο πάροχος θα βγάλει πρόβλημα και το παραστατικό δεν θα διαβιβαστεί.
18) Κατά την διαβίβαση του παραστατικού μου απορρίπτει το παραστατικό ο πάροχος, Υπάρχει κάτι που θα μπορούσα να ελέγξω;
Έχει παρατηρηθεί ότι τα πιο συνήθη χειριστικά θέματα προκύπτουν από τους ακόλουθους λόγους :
Τα βασικά στοιχεία του συναλλασσόμενου στην καρτέλα του δεν είναι πλήρως και σωστά συμπληρωμένα. πχ να υπάρχει κενό πριν ή μετά το ΑΦΜ ή δεν είναι συμπληρωμένα τα σταθερά στοιχεία του πελάτη/δημοσίου φορέα.
Σε περίπτωση που δεν συνάδει η επιλογή του τύπου προϋπολογισμού (Κανονικός Προϋπολογισμός, Επενδύσεων ή Λοιπών) με την αναθέτουσα αρχή.
Είναι λάθος καταχωρημένη η Αναθέτουσα Αρχή. Είτε έχει πληκτρολογηθεί με ελληνικούς χαρακτήρες είτε δεν ανήκει στο ΑΦΜ του φορέα που τιμολογείτε. Για τον λόγο αυτό, σας προτείνουμε να επιλέγετε την Αναθέτουσα Αρχή και να μην την πληκτρολογείτε.
Όταν υπάρχουν δεκαδικά στην τιμή αξιών άνω των 2. Υπάρχει δέσμευση μέχρι 2 ψηφία μετά την υποδιαστολή.
19) Έκοψα ένα παραστατικό προς φορέα δημοσίου, ο πάροχος το διαβίβασε αλλά στο ιστορικό των ενεργειών, εμφανίζεται ως κατάσταση από τον Φορέα ότι έχει απορριφθεί λόγω μηνύματος «SoftReject….» ενδεικτικά της ακόλουθης μορφής :
Πως το χειρίζομαι;
Το παρόν απαιτεί ειδικό χειρισμό. Αρχικά δεν θα πρέπει να εκδοθεί πιστωτικό παραστατικό ούτε της μορφής 5.1 (Πιστωτικό Τιμολόγιο / Συσχετιζόμενο), ούτε με κωδικό Mydata 5.2 (Πιστωτικό Τιμολόγιο / Μη Συσχετιζόμενο), καθώς σε αυτές τις περιπτώσεις η ΑΑΔΕ επιστρέφει ενδεικτικά μηνύματα όπως: «The Related Invoice cannot be Credited when it's status is in SoftReject or incomplete transfer status. In case of SoftReject status, resubmision allowed for specific altered fields. Contact Contracting Authority for Permanent Rejection and try again».
Θα πρέπει να ακολουθηθούν οι οδηγίες που αναφέρονται στον ακόλουθο σύνδεσμο: SoftReject
Προσοχή:
Επιτρέπεται διόρθωση μόνο στα εξής πεδία:
Τύπος Προϋπολογισμού,
Αναγνωριστικό Σύμβασης / Ενάριθμος,
ΑΔΑΜ Σύμβασης.
Σημειώνεται ότι ο κωδικός CPV δεν μπορεί να τροποποιηθεί.
20) Το παραστατικό προς τον φορέα Δημοσίου, έχει διαβιβαστεί μέσω του παρόχου, αλλά από το ιστορικό εμφανίζεται ότι το απορρίπτει το ΚΕΔ με μήνυμα «Το πεδίο ΜΑΡΚ είναι λανθασμένο» τι μπορώ να κάνω;
Τα παραστατικά έχουν πάρει ΜΑΡΚ κανονικά. Ο χρήστης δεν θα πρέπει να προβεί σε οποιαδήποτε πρόσθετη ενέργεια πχ έκδοση πιστωτικού. Το ΚΕΔ ελέγχει και διασταυρώνει αν το ΜΑΡΚ είναι σωστό μέσω Service που έχει διατεθεί από την ΑΑΔΕ. Αν εντοπιστεί κάποια δυσχέρεια στην εργασία ταυτοποίησης του Μαρκ, τότε ο πάροχος αναλαμβάνει να τα στείλει εκ νέου για την ολοκλήρωση της διαδικασίας.