Για να καταχωρήσετε ένα νέο παραστατικό πώλησης επιλέγετε από το κεντρικό μενού της εφαρμογής τη «Νέα Πώληση», στις ενέργειες πωλήσεων.
Ομοίως για να δείτε όλα τα καταχωρημένα παραστατικά πώλησης επιλέγετε «Όλες οι Πωλήσεις».
Παρακάτω αναλύεται ο τρόπος συμπλήρωσης των πεδίων:
- Σειρά: Επιλέγετε από τη λίστα ένα από τα προτεινόμενα παραστατικά.
Η επιλογή του παραστατικού μπορεί να είναι προτεινόμενη από τις Πρότυπες Τιμές Πωλήσεων ή εναλλακτικά από την επιλογή παραστατικού της τελευταίας αποθηκευμένης σας εγγραφής.
- Παραστατικό: Το πρόγραμμα εμφανίζει την οριζόμενη σύντμηση και αριθμό της επιλεγμένης σειράς (διαθέτει αυτόματη αρίθμηση).
Στα χειρόγραφα παραστατικά, συμπληρώστε μετά τη σύντμηση, κενό και τον αριθμό του παραστατικού, ώστε να ενημερωθεί σωστά το πεδίο του Φορολογικού αριθμού.
Συμπληρώνοντας π.χ. ΧΔΕΑΤ 22 (ΧΔΕΑΤ<κενό>22), ως Φορ/κός αριθμός θα προταθεί το 22.
- Ημερομηνία: Το πεδίο είναι πάντα συμπληρωμένο με την ημερομηνία εισόδου στην εφαρμογή, η οποία προέρχεται από την τρέχουσα ημερομηνία συστήματος. Αν θέλετε μπορείτε να αλλάξετε την ημερομηνία καταχώρησης επιλέγοντας το σύμβολο του ημερολογίου.
Σε περίπτωση χρήσης παρόχου ή On Line διαβίβασης προτείνεται η ημερομηνία εισόδου να είναι η τρέχουσα ημερολογιακή συστήματος.
- Στοιχεία εταιρείας: Σας εμφανίζονται τα στοιχεία της εταιρείας, όπως αυτά τα έχετε καθορίσει στις ρυθμίσεις της εφαρμογής. Αν θέλετε να τροποποιήσετε κάποιο από τα στοιχεία πατάτε το λουκέτο και πραγματοποιείτε την αλλαγή που θέλετε. Στις αλλαγές εμπεριέχεται και η δυνατότητα μεταβολής λογοτύπου.
- Στοιχεία πελάτη: Στο πεδίο αυτό είτε επιλέγετε τον πελάτη από τη λίστα των πελατών της εφαρμογής, εφόσον τον έχετε πρώτα καταχωρήσει από τη «Διαχείριση Πελατών», είτε πληκτρολογείτε απευθείας τα στοιχεία του κατά την ώρα της καταχώρησης. Η δεύτερη ενέργεια θα αποθηκεύσει και τον πελάτη στο αρχείο σας.
Τα σταθερά στοιχεία πελάτη αποτελούνται από τα ακόλουθα πεδία:
Επωνυμία: Συμπληρώνεται το Ονοματεπώνυμο ή την επωνυμία του πελάτη σας προς τιμολόγηση.
Κωδικός / ΑΜΚΑ: Το πεδίο είναι διπλής χρήσης. Στην περίπτωση χρήσης ως κωδικός, η εφαρμογή εμπεριέχει εσωτερική παράμετρο και προτείνει κατά την εισαγωγή σας 0*. Το πεδίο εξυπηρετεί ώστε να είναι επαναλαμβανόμενη η καταχώρηση επόμενων πελατών με αυτόματο αύξοντα αριθμό. Στην περίπτωση που υπάρχει ιατρικός κλάδος ορισμένος στα στοιχεία της εταιρείας, ο χρήστης μπορεί να καταχωρήσει στο πεδίο αυτό τον αριθμό ΑΜΚΑ του ασθενούς.
Στην περίπτωση του ιατρικού κλάδου, όπου ο χρήστης έχει κάνει εγγραφή στην υπηρεσία Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης Κοινωνικής Ασφάλισης ΑΕ και έχει αποθηκεύσει τους κωδικούς του στην εφαρμογή, προσφέρεται η δυνατότητα ανάκτησης του αριθμού ΑΜΚΑ των ασθενών του.
Τρόπος Πληρωμής: Ο χρήστης επιλέγει τον επιθυμητό τρόπο μέσω του οποίου συνήθως πραγματοποιεί την εξόφληση ο πελάτης του.
Επάγγελμα: Συμπληρώνετε το επάγγελμα του πελάτη.
Διεύθυνση / Πόλη / Τ.Κ: Συμπληρώνετε τα στοιχεία της οδού, αριθμού, ταχυδρομικού κώδικα, πόλης του πελάτη αν επιθυμείτε.
Δ.Ο.Υ.: Συμπληρώνετε τη Δημόσια Οικονομική Υπηρεσία του πελάτη.
Α.Φ.Μ.: Συμπληρώνετε τον Αριθμό Φορολογικού Μητρώου του πελάτη σας.
E-mail: Συμπληρώνετε το email του πελάτη σας. Η συμπλήρωση του παρόντος, σας επιτρέπει να είναι και το προτεινόμενο προς αποστολή του εκάστοτε παραστατικού.
Τηλέφωνο: Συμπληρώνετε το τηλέφωνο του πελάτη.
Κατηγορία πελάτη: Παρέχονται 4 επιλογές σε προτεινόμενη λίστα. Λιανικής, Εσωτερικού, Ευρωπαϊκής Ένωσης και Τρίτων χωρών. Ο χρήστης επιλέγει από τη λίστα.
- Περιγραφή: Στο πεδίο αυτό προσθέτετε την υπηρεσία. Πατάτε «Προσθήκη» και επιλέγετε από τη λίστα με τις ήδη καταχωρημένες υπηρεσίες. Όπως και με τον πελάτη, έτσι και εδώ, μπορείτε να πληκτρολογήσετε τα στοιχεία της υπηρεσίας και να αποθηκευτεί παράλληλα στο αρχείο. Αφού έχετε κάνει την «Προσθήκη», πατώντας πάνω στο κάθε πεδίο, π.χ. ποσότητα, τιμή κ.λπ. μπορείτε να τα διαμορφώσετε όπως εσείς επιθυμείτε. Επίσης, μπορείτε να προσθέσετε κάποιο σχόλιο που αφορά τη συγκεκριμένη υπηρεσία προκειμένου να εμφανίζεται στην εκτύπωση.
- Παρακράτηση: Η εφαρμογή υποστηρίζει παρακράτηση 20% και 3%. Επομένως, σε περίπτωση παρακράτησης επιλέγετε από τη λίστα το αντίστοιχο ποσοστό.
- Αξία παρακράτησης: Συμπληρώνεται αυτόματα η αξία παρακράτησης.
- Διάταξη απαλλαγής: Συμπληρώνετε το κατάλληλο άρθρο απαλλαγής στην περίπτωση που είναι απαραίτητο.
- Σύνολο: Ολοκληρώνοντας όλα τα παραπάνω βήματα μπορείτε να δείτε την αναλυτική πρόοδο της συνολικής αξίας.
- Παρατηρήσεις: Πληκτρολογείτε κάποιες πρόσθετες παρατηρήσεις που αφορούν το σύνολο του παραστατικού. Οι παρατηρήσεις αυτές θα εκτυπωθούν.
Προσοχή!
- Μετά την ολοκλήρωση των παραπάνω βημάτων μην ξεχάσετε να πατήσετε «Αποθήκευση».
- Μετά την αποθήκευση, αν επιθυμείτε να διαγράψετε, ακυρώσετε, μετασχηματίσετε ή αντιγράψετε την καταχωρημένη εγγραφή, επιλέγετε το κουμπί των ενεργειών και διαλέγετε ποια από τις προτεινόμενες ενέργειες θέλετε να κάνετε.