Στην εμπορική διαδικασία, χρησιμοποιούνται εργασίες που υποστηρίζουν το μετασχηματισμό/μετατροπή παραστατικών (μεμονωμένα ή και μαζικά) σε διάφορα στάδια συναλλαγών, π.χ. προσφορά σε παραγγελία, παραγγελία σε Δ.Α. - Τιμολόγιο, Τιμολόγιο σε πιστωτικό κ.λπ..

Στο Go, εκτελείται με την εργασία του πολλαπλού μετασχηματισμού. Είναι μια εργασία που χρησιμοποιείται για την μεταφορά και μετατροπή δεδομένων πωλήσεων ή αγορών, από ένα ή περισσότερα παραστατικά σε ένα ή περισσότερα άλλης σειράς παραστατικά, έχοντας την ίδια εμπορική συμπεριφορά και συναλλασσόμενο, μέσω ενός διάλογου που καλείται να απαντήσει ο χρήστης, ώστε να επιτρέπεται η μαζική διαχείριση των εμπορικών του καταχωρήσεων.

Η επιλογή του πολλαπλού μετασχηματισμού χρησιμοποιείται κυρίως για μαζική εκτέλεση μετασχηματισμών παραστατικών, έναντι της εκτέλεσης του μεμονωμένου μετασχηματισμού που υλοποιείται μέσα από την εκάστοτε καταχωρημένη εμπορική εγγραφή.

Οι Επιλογές του διαλόγου είναι οι ακόλουθες:

 

Σε σειρά:  Ο χρήστης μπορεί να επιλέξει από την αναφερόμενη λίστα την σειρά  στην οποία επιθυμεί να μετασχηματίσει το ή τα επιλεγμένο/α παραστατικό/ά.

Ημερομηνία: Η εφαρμογή προτείνει την ημερομηνία με την οποία ο χρήστης πραγματοποίησε είσοδο στην εφαρμογή. Το πεδίο αφορά την ημερομηνία καταχώρησης του νέου παραστατικού που θα προκύψει από την εκτέλεση του μετασχηματισμού και μπορεί να μεταβληθεί, είτε πληκτρολογώντας την επιθυμητή ημερομηνία ή επιλέγοντας από το εικονίδιο με το ημερολόγιο που διαθέτει το πεδίο.

Ομαδοποίηση : Το παρόν κρίνεται ως το σημαντικότερο της διαδικασίας του μετασχηματισμού. Υπάρχουν 2 τρόποι διαχείρισης των μετασχηματισμών:  Ένα προς ένα  (πχ για 3 παραγγελίες καταχωρούνται αντίστοιχα 3 ΤΔΑ) ή Ανά Συμπεριφορά, Backorder, Συναλλασσόμενο (όταν παραστατικά ίδιας συμπεριφοράς, για τον ίδιο συναλλασσόμενο συγχωνεύονται σε ένα παραστατικό πχ 5 Παραγγελίες για τον Πελάτη Α, σε ένα ΤΔΑ για τον Πελάτη Α).

Ταξινόμηση κατά: Εφόσον έχετε επιλέξει το μετασχηματισμό παρ/κών περισσότερων του ενός, επιλέξτε το στοιχείο με βάση το οποίο θα ταξινομηθούν τα νέα παρ/κά. Τα στοιχεία αυτά είναι Κωδικός συν/νου, Επωνυμία συν/μενου, Μεταφορέας, Μεταφορικό μέσο. Για παράδειγμα, έστω ότι θέλετε να μετασχηματίσετε 3 παραγγελίες.

  • Η πρώτη παραγγελία καταχωρήθηκε 25/04/2023 και θα παραδοθεί με το μεταφορικό μέσο Α.
  • Η δευτερη παραγγελία καταχωρήθηκε 25/04/2023 και θα παραδοθεί με το μεταφορικό μέσο Β.
  • Η τρίτη παραγγελία καταχωρήθηκε 25/04/2023 και θα παραδοθεί με το μεταφορικό μέσο Α.

Επιλέγοντας Ταξινόμηση κατά Μεταφορικό μέσο, θα δημιουργηθούν πρώτα τα παρ/κά που θα παραδοθούν με το μεταφορικό μέσο Α. Στη συνέχεια, θα δημιουργηθεί το παρ/κό που θα παραδοθεί με το μεταφορικό μέσο Β. 

Διαχείριση δεδομένων:  Ο χρήστης ορίζει τα στοιχεία που επιθυμεί να μεταφερθούν από τα αρχικά παρ/κά στα νέο παρ/κό, π.χ. Μεταφορά εξόδων, παρατηρήσεων, σκοπός διακίνησης κ.λπ.. Οι προτεινόμενες τιμές μπορούν να μεταβληθούν κατά το δοκούν.

Δηλώνετε στις Νέες τιμές π.χ. διάφορα στοιχεία παράδοσης για το νέο παρ/κό, όπως το Μεταφορικό μέσο, η Ημερ.παράδοσης κ.λπ.. Το πεδίο δεν είναι υποχρεωτικό προς συμπλήρωση, σε περίπτωση που ο χρήστης δεν το επιθυμεί.

Παραμετροποίηση

  • Τα παραστατικά τα οποία θα αναγνωριστούν προς επιλογή για την διαδικασία του μετασχηματισμού, ορίζονται από το μενού των Ρυθμίσεων – Συναλλαγών - Σειρές Πωλήσεων όπως ακολούθως:

Πχ Μια Παραγγελία, θα μπορούσε να μετασχηματιστεί σε ένα Δελτίο Αποστολής Πώλησης, Απόδειξη Λιανικής Πώλησης, Τιμολόγιο Δελτίο Πώλησης κλπ. Η επιλογή ή οι επιλογές των παραστατικών μπορούν να μεταβληθούν από τις προτεινόμενες και να συμπληρωθούν σύμφωνα με τις επιλογές των χρηστών.

Εκτέλεση εργασίας πολλαπλού μετασχηματισμού με παραδείγματα:

Για την εκτέλεση της εργασίας, ο χρήστης έχει καταχωρήσει στη εφαρμογή τα αρχικά παραστατικά που επιθυμεί να μετασχηματίσει, προς διευκόλυνση, ας υποθέσουμε ότι έχουν περαστεί Παραγγελίες σε διάφορους πελάτες , τις οποίες επιθυμεί να τις  μετασχηματίσει σε Τιμολόγια Δελτία Αποστολής.

Ο χρήστης αν επιθυμεί μπορεί να φιλτράρει τις προβολές των εγγραφών του από το ευρετήριο απομονώνοντας σειρές και τον συναλλασσόμενο.

 

Ο χειρισμός ανά περίπτωση:

Ένα προς Ένα:

Παράδειγμα 1 : Έστω ότι θέλετε να μετασχηματίσετε 3 παραγγελίες (αρχικά παραστατικά) διαφορετικών πελατών σε 3 Τιμολόγια Δελτία Αποστολής. 

  1. Φιλτράρουμε στο ευρετήριο των πωλήσεων τις παραγγελίες που βρίσκονται σε εκκρεμότητα για την επιθυμητή περίοδο. 

       2. Επιλέγουμε τις 3 παραγγελίες πατώντας αριστερό κλικ στο εικονίδιο αριστερά των εγγραφών .

        3. Στη συνέχεια επιλέγουμε από τις Ενέργειες  - Πολλαπλός Μετασχηματισμός.

       4. Απαντάμε στον διάλογο, επιλέγοντας στο πεδίο της Ομαδοποίησης «Ένα προς Ένα».

       5. Ζητάμε την ολοκλήρωση της εργασίας με την επιλογή «Εκτέλεση».

 

Αποτέλεσμα Παραδείγματος 1:  Θα καταχωρηθούν στην εφαρμογή  μαζικά 3 νέα Παραστατικά ΤΔΑ με τους συσχετιζόμενους πελάτες, εμπεριέχοντας ως σχετικά Παραστατικά τις αντίστοιχες παραγγελίες, με τα είδη και τις πληροφορίες των αρχικών παραστατικών.

Ενδεικτικά:

 

Ανά Συμπεριφορά, Backorder, Συναλλασσόμενο:

 Παράδειγμα 2 : Έστω ότι θέλετε να μετασχηματίσετε δύο παραγγελίες (αρχικά παρ/κά) του ίδιου πελάτη σε ένα Τιμολόγιο Δελτίο Αποστολής Πώλησης.

  1. Αν επιθυμούμε φιλτράρουμε στο ευρετήριο των πωλήσεων τις παραγγελίες που βρίσκονται σε εκκρεμότητα για τον συγκεκριμένο πελάτη.

  1. Από το ευρετήριο των πωλήσεων επιλέγουμε τις 2 παραγγελίες πατώντας αριστερό κλικ στο εικονίδιο αριστερά των εγγραφών .

        2. Στη συνέχεια επιλέγουμε από τις Ενέργειες - Πολλαπλός Μετασχηματισμός.

        3. Απαντάμε στον διάλογο, επιλέγοντας στο πεδίο της Ομαδοποίησης «Ανά Συμπεριφορά,Backorder,Συναλλασσόμενο».

        4. Ζητάμε την ολοκλήρωση της εργασίας με την επιλογή «Εκτέλεση» .

Αποτέλεσμα Παραδείγματος 2 :  Θα καταχωρηθεί στην εφαρμογή  1 νέο Παραστατικό ΤΔΑ, με τον αναφερόμενο πελάτη, εμπεριέχοντας ως σχετικά Παραστατικά τις 2 αντίστοιχες παραγγελίες, συγχωνεύοντας το πλήθος των ειδών.

 

Παράδειγμα 3ο: Έστω ότι έχουμε 3 παραγγελίες (ως αρχικά παραστατικά) σε διαφορετικούς πελάτες αλλά σε όλες επιθυμούμε να ορίσουμε μεταφορέα και μεταφορικό μέσω στο τελικό παραστατικό .

Όμοια με τα παραπάνω θα επιλέξουμε τις παραγγελίες και θα εκτελέσουμε τον πολλαπλό μετασχηματισμό.


Συμπληρώνοντας στα στοιχεία Μεταφορικού μέσου και Μεταφορέα τα επιθυμητά στοιχεία και πατάμε <Εκτέλεση>

Με την ακόλουθη ενδεικτική προβολή παραστατικού :



Σημειώνονται τα ακόλουθα:

Περιπτώσεις μερικού μετασχηματισμού δεν καλύπτονται προσωρινά. Η αποθήκευση των μετασχηματισμένων παραστατικών γίνεται αυτόματα. Σε περίπτωση που κάποιος χρήστης επιθυμεί την πρόσθετη επέμβαση στα πεδία των γραμμών πχ των τιμών μονάδων των ειδών, θα πρέπει να μην διαβιβάζει Online ώστε να του παρέχεται η δυνατότητα επεξεργασίας του παραστατικού.


Η προβολή τόσο των αρχικών και των μετασχηματισμένων παραστατικών διατίθεται στα ευρετήρια των πωλήσεων και των αγορών αντίστοιχα. Μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας του μετασχηματισμού μεταβάλλεται η περιγραφή της κατάστασης μετασχηματισμού από «Όχι» σε «Πλήρως».


Η εφαρμογή σας προφυλάσσει με προειδοποιητικά – απαγορευτικά μηνύματα για τις ακόλουθες περιπτώσεις:

Μετασχηματισμός σε παραστατικό που έχει εκτελεστεί ήδη μετασχηματισμός: 

Πολλαπλός μετασχηματισμός μαζικά σε παραστατικά που φέρουν διαφορετική συμπεριφορά: 

Τέλος σημειώνεται πως ο χρήστης μπορεί να ενημερωθεί με την πληροφορία των σχετικών παραστατικών προκειμένου να ενημερωθεί ένα τελικό παραστατικό, από ποιο αρχικό έχει προέλθει, τόσο από την εκτύπωση του παραστατικού όσο και από την επιλογή του πεδίου πρόσθετων ενεργειών «Σχετικά παραστατικά».


Σε περίπτωση που το τελικό παραστατικό προέρχεται από πληθώρα αρχικών, τότε η πληροφορία των σχετικών παραστατικών εμφανίζεται κατά την εκτύπωση προσθετικά στις πληροφορίες των παρατηρήσεων, στο κάτω μέρος του παραστατικού στις Default προτεινόμενες φόρμες της εφαρμογής.

Πολλαπλός μετασχηματισμός (video)

  • No labels